Voor een goede begeleiding  in coaching en training is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om gegevens over de cliënt (coachee/cliënt) en diens begeleiding vast te leggen. Dit gebeurt via het dossier van de cliënt, het dossier (coachee dossier of trainingsdossier), waarin alle gegevens over de intake en begeleiding van een cliënt worden verzameld. Dit dossier is deels hard-copy, maar vooral in digitale vorm.

persoonsregistratie

Alle dossiers van de cliënten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie. Voor het opzetten van en werken met een persoonsregistratie bestaat in Nederland sinds het jaar 2001 een aparte wet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die geldig is voor de hele EU en ook bekend staat onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Per gelijke datum is de WBP afgeschaft. In dit privacy statement zal verder alleen worden gesproken van AVG.

De door instanties, bedrijven, instelling en privépersonen aan Mental Capital verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in de AVG is bepaald.

De door andere instellingen, door bedrijven en particulieren aan Mental Capital verstrekte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn overgedragen aan Mental Capital.

Mental Capital houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de AVG, blijft gelden. Indien nodig of gewenst zal Mental Capital dit privacyreglement aanpassen.

ae AVG

Op grond van de informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft Mental Capital geconcludeerd dat Mental Capital geldt als een verwerkersverantwoordelijke. Iedere verwerkersverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens.

De AVG regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt. Zo bestaat er bijvoorbeeld de verplichting om een privacyreglement op te stellen. Ook Mental Capital heeft zo’n privacyreglement opgesteld. In dit reglement staat precies aangegeven hoe men binnen Mental Capital omgaat met schriftelijke gegevens over en van cliënten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens. Een belangrijk deel van het privacyreglement gaat over de rechten van cliënten ten aanzien van de over hen opgeslagen gegevens.

privacyreglement, geheimhouding en cliëntrechten 

Als iemand zich aanmeldt voor coaching en/of training bij Mental Capital begint bijna direct het vastleggen van diens gegevens; een cliënt moet daarvan op de hoogte worden gesteld. Mental Capital legt doorgaans de NAW-gegevens van klanten vast. Daarnaast kan Mental Capital in het kader van de coaching of training persoonlijke gegevens, zoals relevante medische gegevens, psyche-sociale gegevens en andere gegevens die nodig zijn voor de start van een coachings- en/of trainingstraject, vastleggen.

Mental Capital houdt alle informatie over cliënten die aan haar worden overgedragen ten behoeve van de uitvoering van coachings- en/of trainingstraject geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

Mental Capital is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht zowel ten aanzien van het gedelegeerd personeel als voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en zorgt voor naleving van deze geheimhoudingsplicht.

Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een cliënt ook weten wat zijn/haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens. Hierbij worden door Mental Capital de algemeen aanvaarde rechten ten aanzien van klanten in acht genomen. Het gaat in grote lijnen om de volgende rechten:

• Het recht op inzage van de gegevens: De cliënt die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij Mental Capital. Binnen korte termijn wordt gehoor gegeven aan de wens van de cliënt. 

• Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden: Als de cliënt van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de cliënt het recht op correctie of aanvulling van de eigen visie  van die gegevens. 

• Toestemming: Mental Capital draagt er zorg voor dat het coachings- en/of trainingstraject van de cliënt dan wel vaststelling of wijziging van het coachings- of trainingsplan slechts plaatsvindt met gerichte toestemming van de cliënt. 

• Het recht op een kopie van de gegevens: Cliënt heeft desgewenst recht op kopieën van het eigen dossier (na identificatie), waarvoor Mental Capital een redelijk bedrag in rekening mag brengen. 

• Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden: Gegevens uit het dossier van een cliënt kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Mental Capital) worden verstrekt als de cliënt daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers. 

• Bekendmaking privacyreglement: Op het moment dat er een overeenkomst is tussen Mental Capital en opdrachtgever geeft Mental Capital in de eerste bijeenkomst het bestaan van het privacyreglement aan en wijst op de vindbaarheid ervan op de website van Mental Capital. Indien gewenst mailt of zendt Mental Capital de documenten naar de cliënten en/of opdrachtgever of geeft deze onmiddellijk ter inzage. 

• Het cliëntdossier: Het klantdossier is de neerslag van het hele coachings- en/of trainingstraject van een cliënt en bevat aantekeningen over aanmelding, intake, coachings- en/of trainingstraject en beëindiging/afronding van het coachings- en/of trainingstraject. Verder bevat het dossier gegevens over de financiële en administratieve regelingen, eventuele correspondentie rond coaching en/of training en gegevens over de resultaten van mogelijke onderzoeken. Direct verantwoordelijke voor het bijhouden van het dossier is de coach en/of trainer die ook verantwoordelijk is voor coachings- en/of trainingstraject van de betreffende cliënt. Deze coach en/of trainer schrijft ook het eventuele evaluatierapport aan de opdrachtgever.

• Bewaren van dossiers: Dossiers worden zeven jaar bewaard; na 7 jaar worden de dossiers geheel vernietigd. Deze termijn houdt verband met de voor de beroepcode vereiste herregistraties na 5 jaar, waarvoor in ieder geval de procesgegevens moeten worden bewaard. Tevens houden de bewaartermijnen van Mental Capital rekening met de wettelijke en fiscale eisen die een bewaartermijn van 7 jaar inhouden. De dossiers worden digitaal opgeslagen. Bovendien wordt periodiek een harde back-up gemaakt op een externe harde schijf, welke in een beveiligde, brandwerende en afgesloten kast wordt bewaard. De back-ups worden continu bewaard en periodiek (harde back-ups) overschreven door actuele gegevens.  Gegevens die niet meer bewaard behoeven te worden, worden gewist. De papieren dossiers worden na beëindiging van de trajecten gedigitaliseerd. De hard-copy documenten worden vernietigd. 

• Gebruik cliëntgegevens voor onderzoek: Er vindt binnen of met medewerking van Mental Capital soms ook wetenschappelijk onderzoek plaats. Voor dat onderzoek is het nodig gebruik te maken van de ervaringen met coaching en/of training van cliënten. Voor gebruik van cliëntgegevens gelden voor Mental Capital de volgende afspraken:  1- Gebruik van gegevens voor onderzoek en ontwikkeling moet altijd anoniem gebeuren. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat er nooit namen van cliënten gebruikt mogen worden in een onderzoeksrapport of verslag; ook mogen cliënten nooit herkenbaar worden beschreven in zo’n verslag. 2- Voor het gebruik van gegevens uit een cliëntdossier moet de cliënt toestemming geven. Als de cliënt op een andere manier aan onderzoek meewerkt (door bijvoorbeeld een onderzoeksvragenlijst in te vullen) doet hij/zij dat geheel op vrijwillige basis; er mag nooit sprake zijn van enige verplichting. 

• Gebruik van cliëntgegevens intercollegiaal: Cliëntgegevens kunnen voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing (supervisie/intervisie) ingezet worden. 

• Inzage: Mental Capital kan een exemplaar van dit privacyreglement overleggen: een kopie van het volledige Privacyreglement is voor iedereen ter inzage en tevens in te zien op www.mental-capital.nl

 Kijk hier voor onze disclaimer.